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公证服务企业经营的可行性分析
2018-09-21 17:53  来自: 天津司法

  天津市北方公证处    房 跃   张 瑾

  科学化市场化的经营管理思维是现代企业生存发展的必然要求,面对日益激烈的市场竞争与纷繁复杂的社会经济环境,越来越多的企业意识到司法手段的合理运用发挥着重大的预防、引导和保障作用。公证证明作为我国一项重要的司法证明制度,对企业合法权益的维护有着不可替代的重要作用。公证制度恢复重建的三十年伴随着国家改革开放的三十年,整个经济市场变化是翻天覆地,企业的经营管理方式、理念也在不断变化,公证服务也在这个过程中不断探索追求,力争发挥更大的保障作用,促进经济的健康持续发展,为企业经营保驾护航。2014年底中共天津市委、市政府印发了《深化国有企业内部改革的指导意见》、《天津市国有科技型中小企业内部改革的指导意见》,对年初出台的《关于进一步深化国资国企改革的实施意见》的落实进行了更为具体的部署。为了更加有效的发挥公证机构公共法律服务的职能,更好的服务各类型市场主体,推动经济市场的持续良好稳定发展,在学习、借鉴市委文件关于深化改革的相关指导思想基础上,天津市司法局、天津市北方公证处组织人员对企业经营管理中存在的法律风险、法律服务需求进行了走访调研,以提出有效的解决方案。

  一、企业经营“风险点”从公证角度的防控

  关于公证法律服务的切入点,以传统的“风险控制”理论作为指导思想,认真分析企业经营中可能存在的“风险点”,建议企业合理、适时的运用公证的预防手段规避“风险点”、控制“风险点”,根据常见公证服务手段,具体建议如下:

  (一)以现场监督、保全证据的方式切入企业经营管理

  根据相关法律、法规、规章的规定,国有产权流转的实体审查及流程有多方面的严格规定,有的国有产权流转必须通过第三方产权交易机构公开挂牌,有的必须通过招投标、拍卖方式进行,这些规定都是防止国有资产流失的具体措施,在实际操作中,为了确保交易过程的公平、公正、公开,通过公证机构作为审查监督方,对招投投标、挂牌、拍卖的交易过程进行现场监督公证。

  另外,公司进行董事会、股东会、股东大会等议事程序,作出重大决策或各方代表对将表决内容可能异议冲突较大的时候,由公证人员对会议全程包括会议召集过程、表决过程、表决结果等办理相关公证,如寄送开会通知的保全证据公证、开会现场的现场监督公证等,从而得到与会各方对会议结果的认可,保障会议结果的执行力。

  在企业内部改革的过程中,部分经营不善的企业进入破产程序,破产事务处理过程中,债权人会议的召开由于涉及到各方代表利益显得尤为重要,也是容易产生纠纷的关键,《企业破产法》在程序方面也做了相关规定。通过公证服务的介入,配合法院对债权人会议的召集、召开、表决过程进行保全证据或现场监督公证,保障会议的客观、公正、公开。当然在公证服务介入企业破产程序的实际操作中,还要注意和法院第三方监督的职能进行区分。

  在日常经营管理中,对于以知识产权(包括:专利权、商标权、著作权或专有技术等)为核心竞争力的企业,当自身权利受到侵害时,在维权过程中,大量引入公证机制(例如:对购买侵权产品的过程内容办理保全证据、对在互联网上侵权网页信息办理保全证据等),能够在很大程度上控制侵权行为的出现并减少损失后果。

  此外,企业处理诉讼纠纷过程中,为证明已履行程序性要求或是出于调查取证固定证据的需求,为证明客观真实程序合法,可以通过办理保全证据公证的方式予以实现。如对送达债权文书、催收通知等关键文件的过程保全证据以延长诉讼时效,又如对可能灭失或变化的现场环境通过拍摄方式予以取证等证据保全公证。

  (二)以协议类公证方式切入重大经营事项

  随着我国改革开放事业的进一步深入开展,引入大股东、风险投资或者天使基金等情况会成为公司成长的新常态,公司原有的股权结构很有可能被打破。为了对抗大股东对公司的控制权,中小股东间达成的“股东一致行动协议”并办理公证,使小股东联合起来,在一定范围内形成相对控股,最大限度上维护小股东利益。

  在全球一体化的背景下,境外投资逐步增多,有的时候根据当地相关法律的规定,公司股东只能是自然人而不能是法人,因此投资方公司只能选择委派自然人以个人名义作为股东在当地注册公司。特别是出资方为国有性质时,公证机构为其办理股权代持委托协议书公证,可以明确权利义务、资产属性,防止国有资产流失。

  在员工管理及客户问题解决方面,通过和解、调解的方式达成协议解决纠纷的,为了保障协议各方合法权益得到应有的维护,避免出现胁迫、欺诈等虚假意思表示的情况,防止协议各方出尔反尔,保证协议内容的履行效力,可以对和解协议、调解协议办理公证。

  另外,虽然在调研中大多企业在人才激励方面未表现太多服务需求,但从已了解到的这方面法律关系现状考虑,企业在实际操作中确实存在不少纠纷,大多因为激励协议内容约定不明,缺乏可操作性,对纠纷解决设想不够,在实施激励的过程中出现概念模糊、理解歧义、甚至扯皮的现象。从风险与纠纷的存在可以看出在这之中还是有公证法律服务的拓展空间,如对协议内容进行补充完善,以及出具法律意见书提供咨询服务等。

  (三)其他常见公证方式服务经营管理

  现代大型公司股权构成复杂、人员众多、股东分布广泛,难以使所有的股东或董事于某一时间到公司参加股东会或董事会,但是公司的管理又不能过分迟延,因此不能亲自参加会议的人员可以办理通过公证委托的方式,委托第三人参加投票,只要在委托事项表明对拟表决事项明确意思表示即可由他人代为行使表决权,参与经营管理。而且随着互联网、物联网的发展,企业的经营业务往来往往不会局限在某一个地区,合作各方可能来自各地,对合作方的调查也存在一定困难,在跨地域签署合同特别是重大经济合同的时候,为了对签约对方的资质、签约人身份、授权以及合同内容是否经议事程序通过等方面进行审查,可以通过公证的方式对上述风险点进行把控。

  近来,市委市政府也出台了一系列深化企业改革实施意见,我市将加大集团层面资源整合和重组,加快推进重组整合。由于企业合并、划转、并购、分立等操作,原有市场主体所持有的资产将由新设或整合过的市场主体承继,特别是大型集团化公司各子公司间合并分立关系复杂,新旧主体的资产通过公证的方式确认承继事实,可以协助企业明晰产权,优化资源配置。

  二、公证法律服务在服务企业经营中的职能定位

  关于公证法律服务的切入方式,转变“公证法律服务”的职能定位,建议将“公证法律服务”作为公共服务的一种,通过政府购买这种公共服务的方式,使“公证法律服务”尽快地服务于本市企业,努力让“公证法律服务”成为本市企业合法、合规经营中的又一有利抓手。

  首先,可以与市总工会、市妇联等主管部门进行沟通,更深入地了解在国有企业的运营中员工管理的风险环节,并探讨运用公证手段作为维护职工合法权益及维护社会稳定的可能性。

  其次,可以与市国资委等经营主管部门进行沟通,将运用“公证法律服务”手段作为规避经营风险和依法推进国有企业合法、合规运营的常规举措,由市国资委发文对于关系国有企业重大利益的文件或者会议要求办理公证。前述所讲的会议主要包括董事会、股东会、上市公司的股东大会、职工代表大会、经理办公会等;所涉及的国有企业重大利益主要包括公司法、证券法等国家法律和国有资产监督管理部门依照条例等规范性文件所要求的各种事项。所采用的公证手段主要包括对会议的现场监督公证、对文件的真实性的公证以及对相关行为、结果的保全证据公证等。

  最后,针对上述所提及的公证法律服务,我们可以借用“政府购买公共服务”的理念,探索由政府向公证机构有偿购买“公证法律服务”用于国有企业运营中必要事项的新模式。既可以提高国有企业运用公证法律服务规避风险的意识,同时提升公证法律服务行业在全社会的影响力和地位。

  三、使公证方式更广泛服务企业经营的推广措施

  以上文中,笔者更多是围绕着国有企业开展的,但是笔者认为从“风险控制”、“完善法人治理结构”和“转变公证法律服务职能”角度来讲,上述成果的推广又不能仅限于国有企业,因此,笔者提出如下推广措施:

  首先,要争取市国资委、市总工会、市妇联等相关职能部门对调研成果的认可,由相关部门下发通知等文件的方式,宣传建议企业办理相关公证。

  其次,可以通过各类协会、商会向企业推介调研成果。可以利用这些协会或商会举办培训活动的机会,单独或者与律师合作宣传上述调研成果。直接听取各企业代表的意见,依据企业提出的意见及建议及时完善上述调研成果。

  再次,可以通过律师协会专门的业务研讨会等向广大律师们推介调研成果,特别是使年轻的律师们在执业初期就对公证法律服务存有深刻的印象。与天津市律师协会的专业委员会进行座谈,向专业委员会成员宣传调研成果,听取专业委员会成员的意见和建议,进一步充实和完善工作思路。

  最后,可以直接与企业合作,除了常规公证法律服务之外,参与到企业内部管理培训,通过有针对性的法律专题培训的方式介绍公证业务,推广调研成果,通过这种方式更可以直接与企业经营管理团队对话,了解企业个性化的服务需求及行业经营共性风险点,不断完善调研成果。

  综上,公证法律服务在企业的经营管理中将扮演着越来越重要的角色,这也需要公证机构在服务的过程中提升服务质量,帮助企业建立事先为主、事中控制的现代风险控制体系。

 
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